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第一节 统计报表（第1页）

第一节　统计报表

统计是图书馆进行日常管理工作的控制依据，用以提供读者进行查询及管理人员分析，以便及时发现问题、解决问题。而且统计也是图书馆办公自动化的重要组成部分。如通过馆藏分类统计，可得出各类馆藏文献在本馆馆藏中所占的比例，为文献的订购计划提供充分的分析依据；通过借书量统计，可得到图书利用率高低等信息。

采访统计主要针对图书馆馆藏资产与经费，因而采访统计对于图书馆工作是非常重要的，为了全面揭示采访过程各个环节的整体状态，采访部门一般设以下统计项目：订购统计、验收统计、编目统计。各统计项目完成后都可输出文本文件或通过打印机等设备输出纸质统计报表。那些统计所需的源数据都是从文献订购、验收的采访处理过程中自动生成的采访记录中直接提取出来的，真正地实现“一次录入，多次利用”，从而使工作环节简单、快捷、方便、准确无误，具有较高的效率。

一、采访统计

采访统计主要是针对图书及金额统计，包括订购统计、验收统计、财务统计、操作员统计等。

（一）订购统计

订购统计的目的是用来揭示某一发行者、某一段时间、某工作人员、某一特定标识（如订购号、订购批号、订购日期等）通过订购渠道确定购买的文献种、册、金额。订购统计可细分为订购分类统计、订购分配统计、订购未到分类统计、退订分类统计等几种，分别用于对订购文献的各类文献分配给各藏书地点或分馆的数目进行统计，同时也用于对已订购但过了一定时间还没有到馆、决定退订并在系统中做了退订处理的文献的种类、册数、金额进行统计，其格式大同小异。下面以GLIS通用图书馆集成系统为例进行介绍。

1。图书查重

在图书订购时要对图书馆的中央库、订购库、工作库进行查重，其作用有两点：其一，避免重复订购；其二，充分利用数据资源，避免重复录入。如果没有检索到需要订购的图书，可直接单击“新订购”按钮进行新书订购的配置。

在图书订购前，特别注意对库里已存在的书的订购。在订购时必须进行查重，若是库里已有的，可以直接调用而不需要每项内容都输入一遍。订购时，在数据库中输入检索词进行检索，如选择图书类型、要检索的库、检索途径，数据库中会显示这些记录数据。工作人员即可根据系统中提供的数据选择是否需要增加订购。若需要增加订购，还需要输入增加订购的数量。

2。图书检索

系统提供的图书检索途径有ISBN号、题名、责任者、出版社、订购批号、验收批号、控制号、操作员等。

图书馆采访工作人员可根据图书的流量选择要采购的图书的书目和数量。统计结果中包含总外借流通量显示，可根据流通量的大小来判定各类型图书的订购和补充。

如果要订购的图书已经存在某个库中，检索时将会显示该记录数据，单击该记录可将此记录数据装入订购编辑窗口，可以根据馆藏需要将部分订购信息修改、录入，单击“存盘”按钮即可存入“订购库”，成为本馆的订购图书，同时还可进行“退订”操作。

一般图书馆都配置有根据本馆需求的检索条件，同时还配置有可作为限定条件的订购日期、订户代码、控制号、发行者代码、分类号等。如要对某一段时间内从某一发行者处订购的文献进行分类统计，可在检索途径处选取发行者代码作为检索途径。在检索键值处输入该发行者发行代码，并选定订购日期作为限定条件，并且输入该段日期的限定值，单击“重新统计”按钮就可以进行统计了。统计完毕通过“打印统计”按钮的下拉菜单中的“打印”子项可以直接在已设置好的打印机上输出统计报表，也可以通过“保存文本”按钮将该统计结果以文本文件的形式保存在磁盘上，以备后用。

图书馆采购人员可根据图书的流通量选择要采购的图书的书目和数量，统计结果有馆藏信息的各个项目的显示。

3。新书订购

通过检索途径，对数据库中的图书通过中央库、订购库、验收库等库进行检索、查重。如果数据库中没有检索出所要订购的图书，就要进行“新书订购”了。在订购中依照图书内容，输入与图书特征相关的信息进行订购。通常可通过正题名、责任者、ISBN、分类号等进行订购。如对“订购窗口”“订购来源”“书目信息”“订购单位”“订购号”在系统中进行配置，系统会根据所选择的设置项目自动形成新的图书订购清单。

（二）验收统计

验收统计是图书馆采编人员对某一段时间内或某些到馆先后（批次）图书的验收，验收内容为到馆图书的文献种类、套（册）数、金额。验收种类可分为验收分类统计、验收分配统计，分别对已经经过系统验收的文献进行分类或馆藏地点的统计。

验收统计项目因图书馆类型和规模不同而异。一般而言，包括典藏地验收统计、文献种类及册数统计、图书源统计、年购书量及增长率统计等。

1。典藏地验收统计

一般要进行验收分配统计，即各个版本库、典藏库、社科库等典藏地的馆藏情况进行统计。

2。文献种类及册数统计

对某段时间内到馆图书的种类及册数进行统计。